Wie man ChatGPT effektiv im Recruiting einsetzt: Ein Leitfaden

In der heutigen, schnelllebigen Welt des Recruitings sind Effizienz und Innovation im Kampf um die besten Talente entscheidend. ChatGPT, entwickelt von OpenAI, bietet viele Möglichkeiten, Prozesse im Recruiting zu optimieren. Von der Automatisierung von Routineaufgaben bis hin zur Verbesserung der Candidate Experience – ChatGPT kann eine wertvolle Unterstützung für Recruiter und Hiring Manager sein. In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie ChatGPT effektiv im Recruiting-Alltag nutzen können.

In diesem Beitrag können wir nur einen kleinen Einblick in die unzähligen Möglichkeiten geben, die der Einsatz von ChatGPT im Recruiting mit sich bringt. Die folgende Liste der Anwendungsfälle ist somit natürlich unvollständig, aber vielleicht inspiriert Sie dieser Artikel, sich intensiver mit dem Thema auseinanderzusetzen und erste Dinge auszuprobieren.

Bei allen Punkten gilt: ChatGPT liefert gute Ansätze und Grundlagen, aber jedes Ergebnis sollte kritisch hinterfragt und angepasst werden. Vor allem die Formulierung von E-Mails gehört bisher immer noch nicht zu den Stärken des Tools.

E-Mail-Vorlagen

ChatGPT kann Recruiter bei der Bewerberkommunikation auf mehrere Arten unterstützen, indem es zeitaufwändige Aufgaben automatisiert und eine konsistente, ansprechende Interaktion mit Kandidaten ermöglicht. Hier sind einige konkrete Anwendungsfälle und dazu passende Prompts:

Beantwortung von Standardfragen

Kandidaten haben oft ähnliche Fragen zum Bewerbungsprozess, zur Unternehmenskultur oder zu spezifischen Jobdetails. ChatGPT kann eingesetzt werden, um Vorlagen für solche Fragen zu erstellen.

• Tipp: Erstellen Sie in ChatGPT Antwort-Vorlagen, indem Sie per Prompt für jede Standardfrage einen Text erstellen lassen. Diesen können Sie dann bei Bewerberanfragen schnell kopieren und z. B. in eine Antwortmail einfügen.
• Beispiel-Prompt: Wir bieten unseren Bewerbern die Benefits x, y und z. Formuliere einen Text mit maximal x Wörtern, indem die Benefits beschrieben werden. Bediene dich dabei auch der Informationen auf www.karriereseite.beispielunternehmen.de.

Absagen

Sie kennen das: Es gibt immer wieder Bewerber, denen man eine persönliche Mail schreiben möchte, die über die Standard-Vorlage hinausgeht. Doch Schreiben ist nicht Ihre Stärke – gerade wenn es auch mal etwas emotionaler wird? ChatGPT kann Ihnen dabei helfen.

• Tipp: Lassen Sie ChatGPT eine Mail formulieren und legen Sie noch einmal Hand an, um sicherzustellen, dass der richtige Ton getroffen wird.
• Beispiel-Prompt: Schreibe eine einfühlsame und professionelle Mail an einen Bewerber, der von uns eine Absage bekommen hat, und uns Folgendes geschrieben hat: „Ich bin sehr enttäuscht über die Absage. Ich hätte die Stelle wirklich sehr gerne angetreten. Können Sie mich informieren, wenn Sie in Zukunft wieder eine ähnliche Stelle ausgeschrieben haben?"

Bewerberauswahl und Interview

Screening von Lebensläufen

Das Sichten von Lebensläufen kann sehr zeitaufwändig sein. Mit dem richtigen Einsatz von ChatGPT kann der Prozess erheblich beschleunigt werden.

• Tipp: Lassen Sie ChatGPT relevante Lebensläufe analysieren und vorher definierte Kompetenzen und Erfahrungen herausfiltern. Auf Basis dieser Kriterien können Sie sich von ChatGPT anschließend eine Shortlist mit den „besten" Lebensläufen erstellen lassen.
• Beispiel-Prompt für Lebenslauf-Analyse: „Analysiere den folgenden Lebenslauf und extrahiere relevante Fähigkeiten und Erfahrungen im Bereich [spezifisches Fachgebiet oder Technologie]. Bewerte die Eignung des Bewerbers für die Position des [spezifischer Jobtitel]. Berücksichtige dabei Erfahrungen, Bildungshintergrund und spezielle Qualifikationen. Erstelle eine Zusammenfassung der wichtigsten Qualifikationen und beruflichen Erfahrungen des Kandidaten." Zusätzliche Details, die in den Prompt integriert werden können: Liste der spezifischen Fähigkeiten oder Technologien, die für die Position erforderlich sind. Gewünschte Jahre der Berufserfahrung. Besondere Zertifizierungen oder Ausbildungen, die bevorzugt werden.

• Beispiel-Prompt für die Erstellung von Shortlists: „Gegeben sind die Analyseergebnisse von mehreren Bewerbern für die Position als [Jobtitel]. Erstelle eine Shortlist der Top 5-Kandidaten, die folgende Kriterien am besten erfüllen: Mindestens [Anzahl] Jahre Erfahrung in [Bereich], nachgewiesene Erfolge in [spezifischer Aufgabe oder Projekt], und Vorhandensein von Zertifikaten in [spezifischer Technologie oder Fähigkeit]. Liste die Kandidaten in der Reihenfolge ihrer Eignung auf, beginnend mit dem am besten geeigneten Bewerber." Zusätzliche Anweisungen für den Prompt: Erwähnung, ob Faktoren wie kulturelle Passung oder Führungsqualitäten berücksichtigt werden sollen. Spezifische Projekttypen oder Branchenerfahrung, die bevorzugt wird. Wie umfangreich die Begründung für die Auswahl jedes Kandidaten sein soll.

Interviewfragen

Neben den Standard-Fragen, die Sie in jedem Gespräch stellen, kann ChatGPT Ihnen dabei helfen, spezifische Fragen zu formulieren, die auf die jeweilige Position oder die Person zugeschnitten sind.

• Tipp: Lassen Sie sich mit ChatGPT einen Interviewleitfaden erstellen, den Sie für eine gute Vergleichbarkeit in jedes Interview mitnehmen, das Sie für eine bestimmte offene Stelle führen.
• Beispiel-Prompt: „Erstelle eine Liste mit 15 Fragen für ein Bewerbungsgespräch zu dieser Stelle: LINK zur Stellenausschreibung." Zusätzliche Anweisungen für den Prompt: Erwähnung, welche Erfahrungen oder Fähigkeiten besonders abgefragt werden sollen.

Assessment-Aufgaben

Wenn ein Bewerber sich in den ersten Gesprächen bewährt hat, steht häufig noch ein Assessment an, in dem Sie überprüfen wollen, ob der Kandidat die fachlichen Fähigkeiten für die jeweilige Position mitbringt. ChatGPT kann Ihnen dabei helfen, Assessment-Aufgaben zu erstellen.

• Tipp: Überlegen Sie sich genau, welche Fähigkeiten Sie mit der Assessment-Aufgabe auf die Probe stellen wollen. Geht es in erster Linie um die Fähigkeit zur allgemeinen Problemlösung? Geht es um die fachliche Eignung auf einem bestimmten Gebiet? Lassen Sie ChatGPT direkt mehrere Beispielaufgaben erstellen und suchen Sie sich die passendsten raus.
• Beispiel-Prompt: „Erstelle fünf Beispiele für Aufgaben, die ich einer Bewerberin für die Stelle als Steuerfachangestellte geben kann (LINK zur Stellenausschreibung), um ihre fachliche Eignung zu überprüfen."

Onboarding-Plan

Sie haben sich für einen Bewerber entscheiden und er hat zugesagt? Herzlichen Glückwunsch! Jetzt ist es wichtig, dass das Onbaording reibungslos abläuft, damit der neue Kollege einen optimalen Start in Ihrem Unternehmen hat. Auch hier kann ChatGPT hilfreich sein, um einen ganzheitlichen Onboarding-Plan zu erstellen.

• Tipp: Geben Sie ChatGPT genaue Hinweise, welche Stelle der neue Mitarbeiter im Unternehmen antreten wird, wie lange das Onboarding dauern soll und was das Onboarding umfassen soll.
• Beispiel-Prompt: „Erstelle einen Onboarding-Plan für einen neuen Mitarbeiter, der am xx.xx.2024 seine Stelle als Wirtschaftsprüfer bei uns antritt. Er soll an fünf Tagen ongeboardet werden, um sein Team, alle wichtigen Stakeholder aus anderen Abteilungen, das Büro und interne Prozesse kennenzulernen.

Berichterstattung und Analyse

ChatGPT kann Recruitern effektiv bei der Berichterstattung und Analyse helfen, indem es Daten sammelt, zusammenfasst und analysiert, um aussagekräftige Berichte und Einblicke zu generieren. Dies kann die Entscheidungsfindung verbessern und es Recruitern ermöglichen, proaktiv auf Trends und Probleme zu reagieren.

Automatisierte Berichte

ChatGPT kann Daten aus verschiedenen Quellen konsolidieren und strukturierte Berichte erstellen. Diese Berichte können Informationen zu offenen Positionen, Kandidatenstatus, Interviewergebnissen und mehr enthalten. Klären Sie mit einem Datenschutzbeauftragten ab, was es mit Blick auf den Umgang mit Bewerberdaten zu beachten gibt.

• Tipp: Um automatisierte Berichte zu erstellen, benötigt ChatGPT Zugriff auf Ihre Bewerberdatenbank. Dies ist über eine entsprechende Schnittstelle möglich. Sprechen Sie hierfür mit Ihrer IT-Abteilung.
• Beispiel-Prompt: „Erstelle einen Bericht über den aktuellen Status unserer offenen Positionen. Der Bericht sollte die folgenden Informationen enthalten: Positionstitel, Abteilung, Anzahl der Bewerbungen, Anzahl der Interviews, aktueller Status (z. B. "Bewerbungsphase", "Interviewphase", "Angebot gemacht"), und die voraussichtliche Besetzungszeit. Verwende die Daten aus unserer HR-Datenbank xy."

Datenvisualisierung

ChatGPT kann helfen, Daten in visuell ansprechende Grafiken und Diagramme zu konvertieren, die dann in Berichten verwendet werden können. Dies erleichtert das Verständnis von Trends und Mustern in den Daten.

• Tipp: Auch hier sollte ChatGPT idealerweise über eine Schnittstelle Zugriff auf die entsprechende Datenbank gewährt werden. Alternativ kann man bei den neueren Version auch Excel-Dateien direkt in ChatGPT hochladen und auswerten lassen. Geben Sie ChatGPT immer die Information, wie genau die gewünschten Auswertungen dargestellt werden sollen (z. B. in einer Tabelle).
• Beispiel-Prompt: „Erstelle eine Tabelle mit der Anzahl der Bewerbungen, die wir in den letzten 12 Monaten erhalten haben."

Fazit

Diese oben aufgeführten Anwendungsfälle sind nur ein kleiner Auszug aus den vielen Möglichkeiten, die der Einsatz von ChatGPT im Recruiting bietet.

ChatGPT ist ein tolles Tool, um Personalverantwortliche bei einigen Aufgaben im Alltag zu unterstützen. Wenn man in seinen Anforderungen an ChatGPT präzise ist, erhält man in der Regel Antworten, die eine hilfreiche Grundlage für das weitere Vorgehen bilden. Es lohnt sich, ChatGPT fest in Prozesse zu integrieren und auszuprobieren, wo das Tool wirklich Zeit sparen und Arbeit abnehmen kann. Dennoch: Am Ende ist der Mensch für den Recruiting-Prozess natürlich unentbehrlich. Die wirklich wichtigen Entscheidungen und das bekannte Bauchgefühl kann die KI einem nicht abnehmen.